Quel logiciel de caisse choisir pour son restaurant ?

Caisse enregistreuse

Lorsqu’ils sont bien choisis et bien utilisés, les logiciels de caisse aident à nettement améliorer les performances d’un commerce, et ce quel que soit son type. Vous êtes entrepreneur et vous cherchez le meilleur logiciel de caisse pour votre restaurant ? On vous donne tous les conseils utiles pour choisir un logiciel de caisse adapté à vos besoins et à vos contraintes.

Article complémentaire : Quel matériel pour acheter son restaurant ?

Quel système d’encaissement peut-on utiliser dans la restauration ?

Quel que soit le secteur d’activité, les commerçants ont l’obligation de tenir un registre contenant un certain nombre d’informations obligatoires concernant les transactions avec leur clientèle. Ce registre peut être numérique et automatiquement tenu à jour par un système d’encaissement spécifique, c’est-à-dire par une caisse enregistreuse. Il peut également être tenu à jour de façon manuelle. Dans ce cas, les commerçants doivent conserver et mettre à jour un livre de caisse, qui peut être numérique (par exemple grâce à un logiciel de tableur sur l’ordinateur) ou non (livre de caisse en version papier).

Ce livre de caisse doit contenir les renseignements suivants, et ce pour chaque transaction réalisée :

L’intitulé de la transaction
Le montant hors taxes (HT) de la transaction
Le montant toutes taxes comprises (TTC) de la transaction
Le taux de TVA appliqué (variable dans le secteur de la restauration en fonction des produits vendus et du type de consommation, sur place ou à emporter)
La date de la transaction
Le solde de la caisse à l’ouverture du restaurant
Le solde de la caisse à la fermeture du restaurant
L’identité du fournisseur le cas échéant

Le livre de caisse peut contenir des informations supplémentaires non obligatoires, par exemple l’identité de l’acheteur.

À noter qu’il est également possible d’utiliser un système d’encaissement dématérialisé, qui fonctionne sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur. Il s’agit alors simplement d’un logiciel de caisse, sans caisse enregistreuse matérielle.

Quels sont les 3 types de caisse enregistreuse ?

Les professionnels peuvent faire l’acquisition de 3 types de caisse enregistreuse. On trouve tout d’abord la caisse enregistreuse numérique. Il s’agit d’un équipement particulièrement basique et simple à utiliser, qui ne gère aucune opération complexe. Elle s’apparente à une calculatrice améliorée. Elle gère les additions et les multiplications, l’impression des tickets de caisse ou encore l’ouverture du tiroir-caisse, mais elle n’a aucune fonctionnalité avancée.

La caisse enregistreuse alphanumérique est bien plus évoluée. Elle est dotée d’un logiciel de caisse qui offre de très nombreuses fonctionnalités et qui dispose d’une interface spécifique. Grâce à la caisse enregistreuse alphanumérique, les professionnels peuvent non seulement réaliser les opérations d’encaissement basiques, mais également assurer la gestion des stocks, intégrer de multiples moyens de paiement (par exemple les titres-restaurants), gérer le planning du personnel, accéder à des fonctionnalités pour la livraison à domicile, calculer des remises, gérer les programmes de fidélité de la clientèle, etc.

Enfin, les entrepreneurs peuvent s’équiper d’une caisse enregistreuse tactile. Il s’agit en réalité d’une caisse enregistreuse alphanumérique dotée d’un écran tactile, qui donne ainsi accès à de nouvelles fonctionnalités. Ces caisses enregistreuses, et leur logiciel de caisse intégré, peuvent ainsi disposer d’un système de vidéosurveillance. Elles sont également plus simples à utiliser grâce à leur interface tactile et ergonomique.

En fonction du modèle choisi, il faudra possiblement acheter des accessoires supplémentaires, par exemple un tiroir-caisse ou un terminal de paiement.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Le logiciel de caisse est un système informatique qui permet de gérer les transactions avec les clients, et notamment d’enregistrer et de mémoriser les informations liées à chaque paiement. Cet outil peut être intégré à une caisse enregistreuse, utilisable depuis un cloud ou bien installé sur divers types de matériel électronique, par exemple des ordinateurs, des smartphones ou des tablettes tactiles. Dans ce dernier cas, il pourra être directement téléchargé depuis l’App Store ou le Play Store.

On trouve des logiciels de caisse généraux, avec des fonctionnalités relativement basiques pouvant être appliquées à de très nombreux secteurs d’activité, et des logiciels de caisse spécialisés, qui sont conçus pour répondre aux besoins particuliers d’un secteur d’activité spécifique.

Pourquoi utiliser une caisse enregistreuse et un logiciel de caisse ?

L’entrepreneur a donc le choix entre tenir lui-même son livre de caisse, utiliser un logiciel de caisse sur tablette ou téléphone ou utiliser une caisse enregistreuse. L’acquisition d’un logiciel de caisse et/ou d’une caisse enregistreuse a un coût, mais celui-ci peut très rapidement être rentabilisé grâce aux nombreux avantages qu’offre le logiciel de caisse. Ce dernier permet en effet de gagner un temps considérable lors des transactions avec la clientèle, tout en limitant fortement le risque d’erreurs de calcul. Lorsqu’il est spécialement conçu pour le secteur de la restauration, le logiciel de caisse intègre des fonctionnalités particulièrement utiles et qui permettent de gagner du temps sur la gestion des stocks, la gestion des plannings, la gestion de la fidélité client, etc., mais également de mettre en place des indicateurs de suivi cruciaux grâce auxquels l’entrepreneur pourra analyser les habitudes et préférences de sa clientèle. Cela permettra notamment d’ajuster l’offre de son restaurant en fonction du comportement des clients et de mettre en place des opérations de promotion pour mettre en avant certains plats ou certains services.

Afin de rentabiliser au mieux l’achat de sa caisse enregistreuse ou de son logiciel de caisse, il faudra cependant veiller à ce que les fonctionnalités de ce dernier soient parfaitement adaptées aux besoins du restaurant.

Quelle est la meilleure caisse enregistreuse pour restaurants ?

La caisse enregistreuse idéale dépendra des besoins du restaurateur ainsi que de ses objectifs. S’il souhaite simplement avoir accès aux fonctionnalités basiques telles que l’ouverture du tiroir-caisse et l’impression des tickets, il peut se contenter d’une caisse numérique. S’il souhaite effectuer un suivi des performances de son restaurant et optimiser la gestion de ses stocks, ses livraisons à domicile ou encore la relation client grâce à des campagnes emailing, il devra faire l’acquisition d’une caisse alphanumérique ou d’une caisse enregistreuse tactile.

À noter que les systèmes de caisse dématérialisés sont particulièrement pratiques dans le secteur de la restauration. En effet, les serveurs, maîtres d’hôtel, etc. pourront se déplacer librement avec leur logiciel de caisse installé sur leur tablette (iPad, Android, etc.), ce qui facilitera l’encaissement des clients. Certains logiciels de caisse peuvent être compatibles avec plusieurs types de matériel de caisse : caisse enregistreuse, ordinateur, tablette et téléphone. Les restaurants peuvent donc disposer d’un système d’encaissement multiple composé d’une caisse enregistreuse avec tiroir-caisse et d’appareils mobiles qui permettent de réduire les passages en caisse et de fluidifier le service.

Quelle réglementation s’applique pour les logiciels de caisse de l’hôtellerie-restauration ?

La loi prévoit certaines obligations pour les logiciels de caisse, et ce peu importe le secteur d’activité de leurs utilisateurs. Tout d’abord, il est important de noter que les commerçants n’ont absolument pas l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse. Ils peuvent ainsi tenir à jour eux-mêmes un livre de caisse, comme mentionné plus haut.

Cependant, si le commerçant décide d’utiliser un logiciel de caisse, ce dernier doit absolument être sécurisé et certifié. Cette obligation est entrée en vigueur le 1er janvier 2018 et a pour objectif principal de lutter contre la fraude à la TVA.

Le logiciel de caisse utilisé doit ainsi posséder un certificat ou une attestation de conformité, aussi nommés certification NF 525 ou certification NF525. Attention, cette certification n’est pas automatiquement délivrée avec le logiciel de caisse. Il est donc possible que l’entrepreneur doive demander lui-même ce certificat auprès du fournisseur, ou doive demander à un organisme agréé de certifier le logiciel de caisse avant son utilisation.

La certification NF 525 atteste de la bonne conformité du logiciel de caisse concernant :

La condition d’inaltérabilité — Toutes les données liées aux transactions doivent être enregistrées sans possibilité de les modifier.
La condition de sécurisation — Toutes les données enregistrées par le logiciel de caisse doivent être sécurisées.
La condition de conservation — Toutes les données enregistrées par le logiciel de caisse doivent être clôturées après une période définie.
La condition d’archivage — Toutes les données clôturées doivent pouvoir être archivées et datées sur une période définie, sans possibilité de modification, et ce de façon sécurisée.

Attention, si un logiciel de caisse a des fonctions multiples et intègre par exemple des fonctionnalités de comptabilité ou de gestion, seules les fonctionnalités liées à l’encaissement doivent répondre à ces critères de conformité.

Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix de son logiciel de caisse (compatibilité, gestion de la fidélité client, design, gestion des livraisons à domicile, etc.) ?

De nombreux critères doivent être pris en compte afin d’effectuer le bon choix pour son logiciel de caisse :

La compatibilité du logiciel de caisse avec le matériel disponible dans le restaurant (caisse enregistreuse, tablettes, etc.).
L’interface. Elle doit être claire et accessible, l’ergonomie de l’écran d’affichage et du tableau de bord doit être adaptée, etc.
La prise en main et la facilité d’utilisation du logiciel de caisse. Certains logiciels nécessitent une formation et un accompagnement spécifique lors de leur mise en place. L’entrepreneur doit pouvoir former facilement ses salariés et nouveaux embauchés à la prise en main du logiciel.
La sécurité des données et le respect des normes en vigueur. Le logiciel de caisse doit ainsi être doté d’une certification NF 525.
La possibilité d’utiliser divers moyens de paiement, par exemple les espèces, les cartes bancaires et les titres-restaurants.
Les fonctionnalités diverses. Le logiciel de caisse doit répondre aux besoins de l’entrepreneur. Certains logiciels spécialement conçus pour les restaurants intègrent ainsi des fonctionnalités de gestion des stocks en temps réel, de gestion des réservations téléphoniques ou par le site internet, de relance automatique par SMS ou par mail afin de rappeler aux clients leur future réservation, de préparation des plans de tables pour les prochains services, ou encore de suivi d’indicateurs de performances variés (dépense moyenne par couvert, plats les plus commandés, temps de service moyen, chiffre d’affaires quotidien, etc.).
L’intégration avec d’autres logiciels. Cette fonctionnalité particulière permet un gain de temps considérable et d’ainsi transférer certaines données vers d’autres logiciels spécialisés, par exemple des outils d’analyse, des logiciels RH ou des logiciels comptables. Il est très utile de pouvoir transmettre automatiquement les données adéquates à l’expert-comptable du restaurant sans pour autant lui donner accès au back office de l’établissement.
La transmission d’informations en cuisine. Certains logiciels de caisse offrent la possibilité d’afficher en temps réel les données des commandes clients sur un écran situé en cuisine. Cette fonctionnalité offre un gain de temps majeur, limite les déplacements des serveurs et réduit les risques d’erreur au niveau des commandes. La productivité en cuisine est donc améliorée, de même que le confort des serveurs.
La synchronisation avec les plateformes de livraison. Certains logiciels de caisse offrent la possibilité de synchroniser les menus et les commandes en caisse avec les commandes en ligne effectuées sur les plateformes de livraison de repas telles que Deliveroo, UberEats ou Just Eat.
La possibilité de créer des profils d’utilisateur et d’ainsi limiter ou non l’accès à certaines fonctionnalités considérées comme sensibles.
La possibilité d’utiliser le logiciel de caisse en mode hors ligne, c’est-à-dire sans disposer de connexion internet, ce qui offre une plus grande liberté de gestion des encaissements.
Le coût. Certains concepteurs de logiciels de caisse facturent un tarif unique, d’autres demandent un abonnement au mois ou à l’année, d’autres encore se rémunèrent uniquement grâce à des frais de transaction lors de chaque paiement par carte bancaire.

Quels sont les différents logiciels de caisse pour la restauration ?

Il existe de très nombreux logiciels de caisse disponibles pour le secteur de la restauration. Parmi les plus connus et les plus utilisés, on peut citer :

Lightspeed — Lightspeed est un logiciel particulièrement apprécié par les restaurateurs, qui peut être installé sur une caisse enregistreuse, une tablette ou un smartphone. Il permet d’afficher directement en cuisine les commandes en salle et en ligne, de gérer son plan de salle ou encore de gérer ses stocks en toute simplicité. Il génère des rapports en temps réel et améliore ainsi la gestion de l’établissement au quotidien. Les concepteurs de Lightspeed proposent un accompagnement personnalisé et gratuit afin de faciliter la prise en main du logiciel.
L’Addition — Autre logiciel particulièrement reconnu dans le secteur, l’Addition s’adapte aux caisses enregistreuses et à n’importe quel terminal de point de vente, et permet de gérer son stock en temps réel, de réaliser des plans de salle personnalisés, de centraliser les commandes effectuées par téléphone, sur le site internet ou sur les réseaux sociaux, d’analyser ses performances grâce à un tableau de bord constamment mis à jour, etc. Le logiciel de caisse peut s’utiliser hors connexion internet et est compatible avec de nombreux logiciels de gestion.
Clictill — Clictill est compatible avec les caisses enregistreuses, les ordinateurs ou n’importe quel terminal de point de vente tactile. Ce logiciel de caisse s’adapte au matériel et aux accessoires disponibles (terminal de paiement, terminal de point de vente, tiroir-caisse, afficheur client, etc.). Il permet une gestion des stocks avancée, avec notamment une fonctionnalité de commande fournisseur afin d’assurer très simplement le réassort du restaurant en fonction des stocks disponibles.
Tactill — Ce logiciel de caisse est disponible sur iPad et iPhone. Il est très intuitif et simple à prendre en main, et s’adapte parfaitement aux besoins des petits établissements de restauration (food trucks, cafés, snacks, etc.). Il permet une gestion des stocks en temps réel et peut fonctionner en mode hors ligne.
Popina — Popina peut être installé sur iPad ou sur des smartphones Apple ou Android. Ce logiciel de caisse polyvalent offre une gestion de salle simplifiée et permet de gérer les notes de frais et les divisions d’addition, ou encore de traiter les titres-restaurants. Popina est également compatible avec une solution d’impression ou d’affichage des commandes en cuisine. Le logiciel peut être couplé avec l’application Poporder, qui permet de suivre en temps réel les commandes en ligne via le site internet du restaurant.
Tiller — Tiller est un logiciel de caisse pour iPad utile pour les petites et grandes entreprises du secteur de la restauration. Il intègre des fonctionnalités avancées spécialement pensées pour le secteur, par exemple la division des notes, la mise en place de plans de tables en 2D ou en 3D, la personnalisation des menus, etc. Il permet également de gérer ses fichiers clients avec finesse.
Zettle — Aussi appelé iZettle, ce logiciel de caisse fonctionne sur tablette ou smartphone Apple ou Android. Il convient particulièrement aux petits restaurants ayant des besoins basiques. Les entrepreneurs doivent simplement payer des frais de transaction à hauteur de 1,75 % du paiement par carte bancaire. Zettle permet une gestion simplifiée de son inventaire et d’éditer des rapports à chaque fin de journée. Il dispose d’un terminal Zettle Reader qui facilite les transactions via Apple Pay, Samsung Pay ou Google Pay.
Zelty — Zelty fonctionne uniquement sur iPad et couvre de nombreux besoins spécifiques à la restauration (livraison à domicile, centralisation des commandes, click & collect, modification des cartes, gestion des stocks et des réservations, etc.). Zelty est adapté aux restaurants multisites et permet une gestion simplifiée de plusieurs établissements.
Innovorder — Innovorder est un logiciel de caisse apprécié par de nombreux types de restaurants. Il permet de gérer son programme de fidélité, ses stocks, son plan de tables, ses commandes ou encore différents modes de paiement. Il est particulièrement adapté pour le self-service et offre une autonomie de paiement complète aux clients. Innovorder peut également se connecter à un réfrigérateur intelligent et permet ainsi d’avoir une vision globale de son inventaire.
SumUp Caisse — Ce logiciel de caisse est particulièrement adapté aux chaînes de restaurants et permet ainsi à l’entrepreneur de gérer jusqu’à 20 établissements de façon simultanée. Il s’utilise sur iPad ou avec son propre terminal de paiement. Il accepte tous les types de paiement, simplifie les commandes, envoie des rapports et des analyses de données et est particulièrement simple à utiliser. Il est possible de personnaliser ce logiciel de caisse en choisissant les modules et fonctionnalités qui correspondent le plus aux besoins de son restaurant.

Quel taux de TVA appliquer dans le secteur de la restauration ?

Tous les établissements du secteur de la restauration doivent appliquer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), sauf si le professionnel est installé en tant que micro-entrepreneur et bénéficie de la franchise de base en TVA. Ainsi, les restaurateurs devront intégrer la TVA à leurs prix finaux, et ce qu’ils gèrent un restaurant traditionnel, un café, une brasserie, une entreprise de restauration rapide et/ou à emporter, un food truck, un établissement de restauration collective, un salon de thé, un stand de marché alimentaire, une entreprise de service traiteur ou encore un restaurant rattaché à un hôtel, un gîte ou une chambre d’hôtes.

Il existe 3 taux de TVA en France : le taux réduit de 5,5 %, le taux intermédiaire de 10 % et le taux plein de 20 %. Ce dernier est également appelé taux normal de TVA. Ces 3 taux s’appliquent dans le secteur de la restauration, en fonction du type de produit vendu et du mode de consommation :

Le taux réduit de 5,5 % s’applique à tous les produits vendus à emporter, et donc pour une consommation en différé, à l’exception des boissons alcoolisées.
Le taux intermédiaire de 10 % s’applique à tous les produits vendus pour une consommation sur place et immédiate, à l’exception des boissons alcoolisées. Ce taux est également valable pour les livraisons à domicile, au bureau, etc.
Le taux plein de 20 % s’applique à toutes les boissons alcoolisées, peu importe qu’elles soient vendues pour une consommation sur place ou à emporter.

À noter que les produits vendus dans des contenants permettant de les emporter en dehors de l’établissement sont obligatoirement soumis au taux de TVA réduit de 5,5 %, et ce même si le client décide de consommer ces produits sur place. Ainsi, le taux de 5,5 % s’applique à toutes les bouteilles d’eau, jus en bouteille ou encore canettes, peu importe où seront consommés ces produits.

Il n’est pas rare de devoir appliquer de multiples taux de TVA pour une même commande ou vente. Dans ce cas, l’entrepreneur peut :

Ventiler ses recettes, c’est-à-dire appliquer à chaque produit le taux de TVA correspondant.
Appliquer à la totalité de la facture le taux de TVA le plus élevé.

L’utilisation d’une caisse enregistreuse facilite grandement le processus de ventilation des recettes, puisque ce dernier est effectué automatiquement.

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