La présente procédure a pour objet de déterminer les modalités de recueil et de traitement des signalements émis par les collaborateurs des entités du Groupe MAPA-MAB ou toute personne habilitée par la présente procédure.
Elle pourra faire l’objet d’adaptations pour s’assurer de sa conformité aux réglementations applicables en la matière.
Le dispositif d’alerte est un dispositif complémentaire aux autres modes de signalements tels que la voie hiérarchique ou les organes de représentation du personnel.
Le traitement des signalements
Confidentialité et protection des données personnelles
Liste des autorités désignées pour recevoir les signalements externes
La loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 dite « Sapin II », relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, impose aux entreprises répondant à un seuil défini et recommande aux entreprises ne répondant pas aux seuils fixés, la mise en œuvre d’un dispositif de recueil et de traitement des signalements émanant des lanceurs d’alerte.
Elle définit le lanceur d’alerte, les conditions de recevabilité et les modalités de traitements des alertes ainsi que le régime juridique de protection des lanceurs d’alerte.
Pour se faire reconnaitre la qualité de lanceur d’alerte, l’auteur du signalement doit remplir les conditions cumulatives suivantes :
Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, l’auteur du signalement doit avoir eu personnellement connaissance des faits allégués autrement dit, l’auteur du signalement doit être à la source de l’information, ce qui exclut les informations issues de ouï-dire ou les simples suppositions.
Le dispositif d’alerte permet aux Collaborateurs du Groupe MAPA-MAB de signaler les faits en rapport direct avec le champ d’application du dispositif d'alerte.
Il s’agit des faits et/ou informations suivants :
Sont exclus du champ d’application de la présente procédure :
Pour bénéficier de la protection attachée au statut du lanceur d’alerte, l’auteur du signalement doit au préalable respecter les conditions inhérentes à la qualité de lanceur d’alerte énoncées au 1 de la présente procédure.
L’auteur du signalement doit adresser un signalement interne et respecter la présente procédure lorsque les informations relèvent du cadre de son activité professionnelle.
L’auteur du signalement bénéficie de la protection attachée au statut de lanceur d’alerte lorsqu’il adresse un signalement externe précédé ou non d’un signalement interne.
La protection attachée au statut du lanceur d’alerte bénéficie à tout lanceur d'alerte qui divulgue publiquement des informations :
Les points 2 à 4 ne s'appliquent pas lorsque la divulgation publique porte atteinte aux intérêts de la défense et de la sécurité nationales.
Lorsqu'un signalement ou une divulgation publique a été réalisé de manière anonyme, le lanceur d'alerte dont l'identité est révélée par la suite bénéficie des mêmes protections.
Les facilitateurs qui aident un lanceur d'alerte à effectuer un signalement ou une divulgation dans le respect des articles 6 et 8 de la loi dite Sapin II bénéficient des protections attachées à la qualité de lanceur d’alerte.
Il en est de même pour les personnes physiques en lien avec un lanceur d'alerte qui risquent de faire l'objet de l'une des mesures mentionnées de représailles dans le cadre de leurs activités professionnelles de la part de leur employeur, de leur client ou du destinataire de leurs services ainsi que des entités juridiques contrôlées, au sens de l'article L. 233-3 du code de commerce, par un lanceur d'alerte au sens des articles 6 et 8 de de la loi dite Sapin II, pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.
Les personnes ayant signalé ou divulgué publiquement des informations dans les conditions prévues aux articles 6 et 8 ne sont pas civilement responsables des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique dès lors qu'elles avaient des motifs raisonnables de croire, lorsqu'elles y ont procédé, que le signalement ou la divulgation publique de l'intégralité de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause.
Les personnes ayant signalé ou divulgué des informations dans les conditions prévues aux mêmes articles 6 et 8 bénéficient de l'irresponsabilité pénale prévue à l'article 122-9 du code pénal.
L’auteur d’un signalement ne peut être écarté d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise.
Il ne peut être sanctionné, licencié ni faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de :
L’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, ne peut exposer l’auteur du signalement à des sanctions.
L’auteur d’un signalement pensant faire l’objet de telles mesures doit le signaler dans les plus brefs délais à son supérieur hiérarchique et/ou au Comité anticorruption.
Toute utilisation abusive du dispositif d’alerte : dénonciation calomnieuse, mauvaise foi pourra exposer l’auteur du signalement à des sanctions disciplinaires et des poursuites judiciaires.
La faculté d’effectuer un signalement appartient :
Les personnes désignées par le Groupe MAPA-MAB pour recueillir les signalements sont :
Le Comité anticorruption est chargé du traitement des signalements.
Il comprend :
Lorsque des signalements sont reçus par des personnes ou services non habilités par la présente procédure, ces derniers devront les transmettre sans délai au Comité anticorruption ou aux personnes habilitées à recevoir les signalements.
Afin de permettre un traitement diligent des signalements, le signalement doit comporter au minimum toutes les informations suivantes :
L’auteur du signalement doit en outre transmettre en même temps que son signalement tout élément justifiant qu’il appartient à l’une des catégories de personnes mentionnées au 1° à 5° du A du I de l’article 8 de la loi du 9 décembre 2016 (les personnes désignées à la page n°6 de la présente procédure).
Le paragraphe précédent n’est pas applicable aux signalements anonymes qui, au demeurant doivent comporter suffisamment de détails permettant d’établir l’exactitude des allégations.
Le signalement par écrit peut s’effectuer par courriel et par courrier postal :
Le signalement par oral peut s’effectuer par téléphone en contactant le supérieur hiérarchique direct ou indirect ou en contactant les personnes désignées ci-après :
À la demande de son auteur, le signalement pourra se faire par visioconférence ou lors d’une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.
Tout signalement effectué oralement est consigné, de la manière suivante :
L'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature.
L’auteur du signalement a la possibilité d’adresser un signalement externe précédé ou non d’un signalement interne. Il peut également procéder à la divulgation publique d’informations précédé ou non d’un signalement interne ou externe.
Les informations et documents appuyant le signalement peuvent être transmis par les canaux suivants :
Lorsque des documents sont reçus par des personnes ou des services non habilités par la présente procédure, ces derniers devront les transmettre sans délai au Comité anticorruption ou aux personnes habilitées à recevoir les signalements.
Tout signalement est traité de façon confidentielle et dans le respect des règles applicables au traitement des données personnelles.
Après transmission d’un signalement, l’auteur du signalement reçoit un accusé de réception dans un délai de sept jours ouvrés à compter de la réception du signalement. Tout signalement est enregistré.
L’accusé de réception ne vaut pas recevabilité du signalement.
Lorsqu'un signalement est recueilli, le Comité anticorruption vérifie sa recevabilité, notamment que les conditions prévues par les articles 6 et 8 de la loi du 9 décembre 2016 dite Sapin II sont respectées.
Il peut, à cette fin, demander tout complément d'information à l'auteur du signalement.
Lorsque le signalement ne remplit pas les conditions prévues à l'article 6 et le A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016, l’auteur est informé par écrit dans un délai n’excédant pas trois mois à compter de l’enregistrement du signalement des raisons pour lesquelles le signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité.
Tout signalement n’entrant pas dans le champ d’application du présent dispositif ne sera pas traité et sera classé sans suite.
Les éléments du dossier permettant d’identifier l’auteur de l’alerte et les personnes mises en cause seront conservées conformément aux dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel puis détruites ou anonymisés dans les deux mois suivant la clôture des vérifications et la notification aux personnes concernées.
Lorsque le signalement entre dans le champ d’application de la présente procédure, l’alerte est traitée par le Comité anticorruption dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement.
Lorsque le signalement entre dans le champ d’application de la procédure, le Comité anticorruption se réunit sans délai et diligente une enquête permettant de vérifier que les allégations sont fondées et de déterminer les suites à donner au signalement.
L’instance dirigeante est informée des enquêtes ouvertes relatives aux situations les plus sensibles, à l’exception de celles où elle est elle-même mise en cause.
Selon la nature et la complétude des éléments fournis par l’auteur du signalement, le Comité de lutte contre la corruption peut :
Dans ce cas, seules sont transmises aux experts externes, les données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions respectives de vérification ou de traitement de l’alerte. Ils sont également tenus à une obligation de confidentialité s’agissant des informations communiquées.
Le Comité informe le cas échéant toute personne visée par l’alerte afin de lui permettre de prendre connaissance :
Toutefois, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de la personne visée par l’alerte n’intervient qu’une fois ces mesures prises.
À l’issue des opérations de vérification et de traitement de l’alerte, un rapport d’enquête accompagné des documents et informations recueillis dans le cadre des investigations est formalisé.
Ce rapport est destiné à consigner l’ensemble des faits et preuves recueillies, à charge et à décharge, de nature à établir ou à lever le soupçon, ainsi que la méthode suivie.
Le rapport d’enquête conclut la suite à donner au signalement.
Lorsque les soupçons apparaissent suffisamment étayés, ce rapport est communiqué aux Dirigeants effectifs ou au Président du Conseil d’Administration lorsque l’instance dirigeante est mise en cause afin qu’elle décide des suites à donner.
Sur la base du ou des rapports d’enquête et de l’ensemble des éléments, le Comité anticorruption avec le cas échéant les Dirigeants effectifs (si la gravité du signalement le justifie et à condition que ces derniers ne soient pas mis en cause), décident des suites à donner à l’alerte.
L 'auteur du signalement et le cas échéant la personne concernée par le signalement sont informés dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement des suites données à l’alerte :
Les signalements recueillis dans le cadre de la présente procédure sont vérifiés et traitées dans la stricte confidentialité et dans le respect des règles applicables aux données personnelles :
L’ensemble des échanges entre les personnes recueillant les alertes, le Comité anticorruption et l’auteur du signalement ou les personnes/tiers visés par le signalement sont confidentiels et s’effectueront par une messagerie interne.
L’accès au traitement des alertes est restreint à un nombre limité de personnes précisément identifiées et spécifiquement formées à savoir :
Lorsque les signalements sont reçus par des personnes ou services non habilités par la présente procédure, ces derniers devront les transmettre sans délai au Comité anticorruption ou aux personnes habilitées à recevoir les alertes.
Les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
Le fait de divulguer les éléments confidentiels définis est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende.
Les catégories de données personnelles énumérées ci- dessous peuvent faire l’objet d’un traitement dans le cadre de la présente procédure :
Dans le cadre de ce dispositif, des données dites sensibles peuvent être collectées et traitées :
Ces données font l’objet d’une protection particulière et ne peuvent être traitées que moyennant le respect de conditions spécifiques figurant aux articles 9 et 10 du Règlement général sur la protection des données, et aux articles 6, 44 et 46 de la Loi Informatique et Libertés.
Les signalements sont conservés conformément aux réglementations en vigueur notamment celles relatives à la protection des données à caractère personnel.
Ils sont conservés le temps nécessaire à :
Lorsque le Comité anticorruption donne suite à une alerte ou qu’une action disciplinaire ou contentieuse est engagée, l’ensemble des données à caractère personnel collectées à l’occasion de l’instruction peuvent être conservées jusqu’au terme de la procédure, jusqu’à acquisition de la prescription ou épuisement des voies de recours.
Dans le cas où l’instruction de l’alerte ne débouche sur aucune suite, les données à caractère personnel seront détruites ou anonymisées dans les deux mois suivants la clôture de l’instruction.
Les données relatives aux signalements non recevables et classés sans suite sont détruites et anonymisées dans les deux mois qui suivent la clôture des investigations et la notification aux personnes concernées.
Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent.
Signalement irrecevable | Deux mois à compter de la clôture de l’analyse de recevabilité |
Clôture pour inexactitude ou insuffisance | Deux mois à compter de la clôture de l’analyse de recevabilité, et de la phase d’enquête. |
Clôture pour utilisation abusive du dispositif ou pour matérialité des faits | Au terme de la procédure disciplinaire et/ou judiciaire |
À l’issue de ces durées, les données seront archivées pendant une durée n’excédant pas les délais de prescription légale ou les obligations d’archivage applicables.
Une fois les délais expirés, les données seront détruites ou anonymisées.
L’auteur du signalement et les personnes visées sont informés sans délai et par tous moyens de la destruction de ces données.
Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu’ils exercent dans les conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données :
Pour exercer ces droits, il suffit d’envoyer un email à l’adresse [email protected] ou par courrier postale adressé à : MAPA-Mutuelle d’Assurance, Délégué à la protection des données, 1 Rue Anatole Contré, 17400 Saint-Jean-d’Angély.
La MAPA étant soumise à une obligation d’identification de la personne concernée dans le cadre de l’exercice des droits, la production d’un titre d’identité peut être demandée à cette dernière.
Après avoir fait une demande, si la personne concernée n’a pas obtenu satisfaction, elle peut s’adresser à la CNIL : sur le site www.cnil.fr , ou par courrier à Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 ».
Nous vous informons que les données collectées font l'objet d'un traitement informatique et pourront être utilisées pour vous contacter afin de finaliser le traitement de la présente demande.
Conformément à la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d'un droit d'accès, de modification, de rectification, de suppression et d'opposition relatif aux informations qui vous concernent en adressant un email à l'adresse [email protected], ou en adressant un courrier à : MAPA Mutuelle d'Assurance, 1 rue Anatole Contré, BP 60037,17411 Saint Jean d'Angély Cedex.
Aucune information personnelle n'est cédée à des tiers. Les informations ne sont collectées qu'à des fins de gestion de votre demande et de statistiques internes.
Les éléments ci-dessus ne sont fournis qu'à titre indicatif sous réserve de notre acceptation et de l'exactitude des informations que vous nous avez indiquées.
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