Bail commercial : règlementations et démarches obligatoires

Quelles obligations et règlementations pour le bail commercial ?

Que vous soyez propriétaire d’un local commercial destiné à la location, ou bien chef d’entreprise à la recherche d’un espace dans lequel développer votre activité, vous devez certainement faire face à de nombreux questionnements. En quoi consiste le bail commercial ? Quelles sont les obligations relatives au bail commercial ? Quels sont les droits des deux parties ? De quoi se compose le contrat de bail commercial ? … En effet, avant de s’engager dans cette relation contractuelle, il convient de prendre connaissance de toutes les règles relatives au bail commercial afin d'être certain de faire le bon choix ! Cet article récapitule l’ensemble des règlementations ainsi que des démarches obligatoires à réaliser dans le cadre de la signature d’un bail commercial. Bonne lecture !

Un bail commercial (3 6 9), c’est quoi ? — définition du bail commercial

Le bail commercial est un contrat de location qui lie le propriétaire d’un local commercial au locataire de ce local. Ce contrat de location est aussi connu sous le nom de bail 3 6 9, puisqu’il peut être résilié par le preneur à chaque anniversaire des trois ans du bail. Ce type de bail offre aux deux signataires certaines protections et droits particuliers, notamment en matière de renouvellement de bail, de révision de loyer ou encore de répartition des charges. Les murs commerciaux peuvent être loués à un chef d’entreprise ou à une société qui souhaite y exercer une activité de nature commerciale, artisanale ou industrielle.

Quelles sont les conditions requises pour bénéficier du statut des baux commerciaux ?

La conclusion d’un bail commercial place automatiquement le bailleur et le locataire sous la protection du statut des baux commerciaux. Ce dernier définit les règles ainsi que les obligations liées à ce type de contrat locatif. Avant toute chose, et pour que le statut du bail commercial soit effectif, 4 conditions cumulatives doivent être respectées :

la conclusion d'un contrat de bail commercial
un contrat de location pour un local à destination commerciale
l'exploitation d'un fonds de commerce au sein des murs commerciaux
l'immatriculation du locataire au RCS ou RNE

Abordons les plus en détail ensemble.

La conclusion d’un contrat de bail commercial

La conclusion d’un bail commercial entre le bailleur et le preneur se caractérise par l’obligation pour le bailleur de permettre au locataire l’accès à un local dans lequel il pourra exercer son activité commerciale, artisanale ou industrielle. En échange, le preneur est tenu par l’obligation de verser régulièrement un loyer au propriétaire. Le montant du loyer ainsi que la fréquence des règlements et le mode de paiement font partie des conditions spécifiées dans le contrat de location.

Un contrat de location pour un local à destination commerciale

Pour que le contrat de bail commercial soit couvert par le statut des baux commerciaux, il doit concerner un bien immobilier dont la construction est à la fois stable et permanente. En outre, un bail commercial peut être conclu uniquement pour un local dont la destination est commerciale. Autrement dit, le local doit être utilisé pour exercer une activité commerciale, artisanale ou industrielle.

Un local à usage d’habitation peut tout à faire être transformé en local commercial. Pour ce faire, il convient de déposer une demande d’autorisation de changement d’usage à la mairie de la commune dont dépend le local en question. Si le locataire exerce une activité professionnelle qui n'est pas conforme à l'usage du local, alors il s'expose à des sanctions telle que la résiliation du bail commercial.

L’exploitation d’un fonds de commerce au sein des murs commerciaux

Pour rappel, le fonds de commerce se compose d’un ensemble d’éléments corporels (machines et équipements professionnels, mobiliers, marchandises…) et d’éléments incorporels (clientèle, nom de l’enseigne, brevets et licences, droit au bail…) essentiels au bon déroulement ainsi qu’au développement de l’activité entrepreneuriale.

Afin que le statut des baux commerciaux puisse s’appliquer, le preneur du local doit obligatoirement y exploiter un fonds de commerce de manière régulière et dans le respect de l’usage du local. Par ailleurs, pour faire valoir son droit au renouvellement du bail commercial, le locataire doit avoir exploité le fonds de commerce durant les 3 ans antérieurs à la fin du contrat de location.

Le locataire peut en être le propriétaire du fonds de commerce, ou bien l’utiliser dans le cadre d’une location-gérance. Précisons néanmoins que le locataire gérant d’un fonds de commerce ne bénéficie pas du droit au renouvellement du bail commercial, car ce droit appartient au propriétaire du fonds de commerce, qui reste le titulaire du bail.

Quoi qu’il en soit, le fonds de commerce doit être la propriété d’un chef d’entreprise ou d’une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre National des Entreprises (RNE).

L’immatriculation du locataire au RCS ou au RNE

Toute personne physique ou entreprise qui exerce une activité commerciale doit impérativement faire l’objet d’une immatriculation officielle RNE. Au même titre qu’un employeur de moins de 10 salariés qui exerce une activité artisanale doit s’inscrire au RNE. Il s’agit là d’une condition sine qua non pour pouvoir louer un local commercial sous la protection du statut des baux commerciaux.

En cas de colocation au sein du local commercial, chaque locataire doit être en mesure de justifier son immatriculation au RCS ou au RNE.

Pourquoi faire un bail commercial ?

Les avantages du bail commercial pour le locataire

Globalement, signer un bail commercial permet au locataire d’accéder à une certaine stabilité sur le long terme. D’autre part, le statut des baux commerciaux lui offre la possibilité d’exercer son activité sans craindre que le propriétaire ne mette fin au contrat de location sans motif légitime. Les règles relatives au statut des baux commerciaux présentent certains avantages pour le preneur, parmi lesquels :

le droit au renouvellement du bail à la fin du contrat de location (9 ans) ;
la révision triennale du loyer (à la hausse ou à la baisse) ou la révision selon la clause d’échelle mobile de l’Indice des Loyers Commerciaux (ILC). Il s'agit d'une protection réelle contre les hausses de loyer abusives ;
le versement d’une indemnité d’éviction de la part du propriétaire si celui-ci s’oppose au renouvellement du bail ;
une répartition claire et précise des charges locatives et impôts entre le propriétaire et le locataire.

Les avantages du bail commercial pour le propriétaire

Le bail commercial offre également des avantages pour le propriétaire :

des revenus stables et réguliers grâce à un contrat de location qui a vocation d’engager les deux parties sur le long terme ;
la révision triennale afin d’augmenter le loyer en cas d’inflation ;
la possibilité de refuser le renouvellement du bail commercial sans devoir verser d’indemnité d’éviction s’il souhaite vendre le local ou le reprendre pour son usage personnel ;
pouvoir procéder à la résiliation anticipée du bail commercial s’il s’avère que le locataire ne respecte pas les clauses du contrat de location (non-paiement des loyers, sous-location non autorisée, changement d’usage non autorisé, détérioration…)

Quelles sont les principales clauses du bail commercial ?

Avant de signer un bail commercial, il convient de s’assurer d’en comprendre parfaitement tous les tenants et les aboutissants. En effet, le bail commercial est un engagement entre un locataire et un propriétaire, dont découlent des droits et des obligations. La relation contractuelle qui lie ces deux parties est définie par un certain nombre de clauses qui constituent le contenu du bail commercial. Voici les principales clauses du bail commercial.

La destination du bail commercial

Le bail commercial doit préciser la destination du local commercial. Celle-ci désigne la nature de l’activité que le locataire est en droit d’exercer au sein des murs commerciaux. Afin d’éviter tout quiproquo, l’usage du local commercial doit être mentionné sans ambiguïté.

Le propriétaire peut volontairement choisir une destination plutôt large afin d’ouvrir le champ des possibles. Il peut même autoriser l’exercice de tous les types d’activités. Pour autant, le local doit techniquement être adapté à la destination qui apparait dans le bail commercial.

La durée du bail commercial

La durée minimum du bail commercial est de 9 ans. Néanmoins, le locataire est libre de résilier le bail tous les trois ans (résiliation triennale), soit au bout de 3, 6 ou 9 ans. Dans le cadre d’un bail commercial, le preneur bénéficie également du droit au renouvellement à l’expiration du bail.

La durée du bail peut être inférieure dans le cadre d’un bail de courte durée ( bail dérogatoire ou précaire). En effet, la durée maximale de ce type de contrat de location est de 3 ans. Il s’agit d’une forme de bail bien moins protectrice que le bail commercial classique, puisqu’il n’est pas couvert par le statut des baux commerciaux. Les règles qui le régissent sont donc très différentes du bail commercial.

Le montant du loyer et les modalités de paiement

Bien que le bailleur soit libre de fixer le montant du loyer de son local commercial, le bail doit faire apparaitre une clause loyer au bail commercial. Celle-ci doit mentionner des éléments essentiels tels que :

le montant du loyer ;
les modalités de paiement (fréquence, mode et date de paiement) ;
les modalités de révision du loyer ;
le détail des charges locatives ainsi que des taxes dues par le locataire ;
le montant ainsi que les conditions relatives au dépôt de garantie ;
les pénalités de retard.

Les principales obligations du bailleur

Les obligations du bailleur ainsi que du locataire doivent être explicitement mentionnées dans le bail commercial afin de minimiser les risques de litige entre les deux parties. En l’occurrence, dans le cadre de ce contrat de location, le bailleur a pour obligation :

de mettre à la disposition du locataire un local en bon état, et de lui fournir les documents qui attestent que le local est en bon état (état des lieux, DPE, annexe verte…) ;
d’avertir le locataire des risques naturels et technologiques auxquels est exposé le local commercial (diagnostic ERNMT, diagnostic amiante…). D’informer le preneur des éventuels sinistres auxquels a déjà été confronté le local, mais également des risques de pollution des sols ;
de prendre en charge les travaux de grande envergure (grosses réparations relatives à la structure du bâtiment, et travaux de mise aux normes) ;
de garantir la jouissance paisible ainsi que la sécurité des lieux ;

Les principales obligations du locataire

Quant au locataire, il doit se soumettre aux obligations suivantes :

régler au propriétaire le loyer, dans le respect des conditions et délais prévus au contrat de bail ;
respecter l’usage du local commercial ;
procéder, à sa charge, aux travaux d’entretien nécessaires pour maintenir en bon état les locaux ;
exercer son activité dans le respect des règles de sécurité et d’hygiène ;
assurer les locaux contre les sinistres ;
respecter les clauses du bail commercial.

La sous-location du local commercial

Bien que la sous-location d'un local commercial soit généralement interdite, le propriétaire du local commercial peut fournir au locataire une autorisation explicite qui lui octroie le droit de sous-louer les lieux. Dans ce cas, la clause de sous-location est alors l’occasion de préciser les conditions selon lesquelles cette sous-location est autorisée. Elle peut préciser :

les activités autorisées dans le cadre de la sous-location ;
les parties du local concernées par l'autorisation de sous-location ;
la durée du sous-bail.

Il s'avère essentiel que cette clause rappel que le locataire initial demeure responsable du paiement du loyer et ne doit pas faillir aux obligations contractuelles qui le lient au propriétaire. Il doit alors s’assurer que le sous-locataire respecte ces obligations.

De plus, le montant du loyer de la sous-location ne peut en aucun cas être supérieur à celui du bail initial, sauf en cas de cession du fonds de commerce.

La résiliation anticipée du bail commercial

Il existe différents cas de figure qui rendent possible la résiliation anticipée du bail commercial avant sa 9e année :

la résiliation d’un commun accord entre le propriétaire et le locataire ;
la résiliation triennale à l’initiative du locataire ;
une décision judiciaire, si l’une des parties ne respecte pas ses obligations.

La clause résolutoire

Le propriétaire du local commercial mis en location a tout intérêt à insérer une clause résolutoire dans le bail commercial. En effet, celle-ci vient préciser les conditions sous lesquelles le bail peut être résilié automatiquement de manière anticipée, si le locataire venait à manquer à ses obligations contractuelles. Parmi les motifs qui justifient l’application d’une clause résolutoire, on peut citer :

le non-paiement des loyers ou des charges dues ;
le non-versement du dépôt de garantie ;
le non-respect de l’usage des locaux ;
la non-souscription à une assurance professionnelle par le locataire ;
des dégradations importantes constatées…

Les conditions de renouvellement du bail commercial

Si le locataire répond aux obligations fixées par le statut des baux commerciaux (cf. partie « quelles sont les conditions requises pour bénéficier du statut des baux commerciaux ? »), il dispose d’un droit de renouvellement du bail. S’il souhaite rester dans les locaux, il peut demander le renouvellement du bail commercial au propriétaire, en respectant un délai de prévenance de 6 mois avant l’expiration du bail commercial. La demande doit être transmise au propriétaire par acte de commissaire de justice ou bien par lettre avec AR.

En réponse, le propriétaire peut accepter la demande de renouvellement du locataire. Le bail est alors reconduit pour 9 ans, selon les conditions initiales prévues au contrat de location (sauf en cas d’entente sur d’éventuelles modifications des conditions entre les parties). L’absence de réponse de la part du propriétaire vaut acceptation de la demande du locataire.

Le bailleur peut également refuser la demande de renouvellement du locataire. S’il n’est pas en mesure de justifier sa décision par un motif légitime, il devra verser une indemnité d’éviction au locataire. En revanche, si le motif de refus est recevable, le propriétaire est exempté du versement de l’indemnité d’éviction.

Dans le cas de figure où aucune des parties ne se manifeste avant la fin du bail commercial, alors celui-ci fait l’objet d’une tacite prolongation pour une durée indéterminée.

La répartition des travaux entre le propriétaire et le locataire

Le bail commercial doit également posséder une clause dressant l’inventaire des travaux qui incombent au propriétaire, et ceux qui sont à la charge du locataire.

Généralement, le locataire est responsable des petits travaux relatifs aux réparations courantes ainsi qu’à l’entretien des locaux du fait de leur occupation. Tandis que le bailleur est responsable des travaux de remise en état liés à l’usure normale du local. Il doit alors prendre en charge les gros travaux d’entretien ou de réparation, ainsi que les travaux d’embellissement ou de mise aux normes des locaux. Cette règle s’applique en l’absence de clause de répartition des travaux.

Car, le bailleur et le locataire sont libres de se mettre d’accord sur la répartition des travaux. Bien qu’il puisse être décidé que le locataire prenne en charge certains des travaux qui reviennent normalement au bailleur, les grosses réparations relèvent toujours de la responsabilité du propriétaire (article 606 du Code civil).

Comment procéder à la rédaction du contrat de bail commercial ?

Voici venu le moment de rédiger le contrat de bail commercial. Vous vous demandez alors comment procéder. Celui-ci doit-il respecter un certain formalisme ? Peut-on rédiger soit même un contrat de location commercial ? Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent y apparaitre ? Autant de questions auxquelles nous vous répondons ci-dessous !

Est-ce obligatoire de faire un bail commercial par écrit ?

Il n’existe aucune forme obligatoire en ce qui concerne le bail commercial. En effet, le bail peut aussi bien être verbal que formulé par écrit (version papier ou numérique). Pour autant, il est fortement recommandé de procéder à la rédaction du bail commercial, car ce document fera preuve de l’existence de la relation contractuelle en cas de litige entre les deux parties. En effet, le contrat de location écrit protège le propriétaire et le locataire, car il définit leurs droits ainsi que leurs obligations respectives. Le bail commercial écrit vient préciser un certain nombre de points clés de la relation contractuelle.

De plus, mieux vaut faire rédiger ou réviser le bail commercial par un avocat ou un notaire. Notons que le bail commercial doit obligatoirement faire l’objet d’un acte authentique dans les cas suivants :

la durée du bail excède 12 ans ;
le bail concerne un débit de boissons ( bar, restaurant, cave à vin, épicerie…).

Est-il obligatoire de signer un bail commercial ?

En présence d’un bail commercial écrit, la signature du propriétaire et du locataire vient celer l’engagement contractuel qui les lie l’un à l’autre. Bien qu’elle ne soit pas strictement obligatoire sur le plan légal, elle demeure vivementrecommandée pour garantir la protection des intérêts des deux parties et éviter tout malentendu le temps de la location.

Quelles mentions obligatoires doivent apparaitre au bail commercial ?

Quand le bail commercial se présente sous sa forme écrite, il doit contenir « des dispositions impératives du statut des baux commerciaux ». Ce sont les mentions obligatoires ci-dessous :

Droit au renouvellement du bail ;
Durée minimale du bail (9 ans) ainsi que la durée du bail renouvelé ;
Modalité de résolution anticipée du bail par le locataire qui a demandé ses droits à la retraite ou le bénéfice d’une pension d’invalidité ;
Régime de la déspécialisation pour demander un changement d’activité en cours de bail ;
Révision du loyer (période triennale, ou selon la clause d’indexation) ;
Montant des charges, impôts et taxes ;
Règlementation sur le dépôt de garantie ;
Modalités de mise en œuvre d’une clause résolutoire ;
Modalités pour donner congé et mettre fin au bail commercial ;
Modalités pour demander le renouvellement du bail ;
Cession du bail : préciser que le bail ne peut en aucun cas prévoir une clause qui interdit au locataire de céder son bail ;
Redressement et liquidation judiciaires : le contrat ne peut pas prévoir que le bail est automatiquement résilié en cas de procédures collectives.

Quels documents doivent apparaitre en annexes du bail commercial ?

Le propriétaire du local commercial doit obligatoirement annexer certains documents au bail commercial. Ces annexes viennent compléter certaines informations présentes au contrat de location et garantir un maximum de transparence dans cette relation contractuelle. Voici les annexes obligatoires :

l’état des lieux ;
le diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
l’annexe environnementale pour les locaux donc la surface est égale ou supérieure à 2000 m carrés ;
l’inventaire des charges, impôts, taxes, ainsi que des redevances ( pour les baux commerciaux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014 ) ;
la liste des travaux réalisés lors des 3 dernières années ;
l’état prévisionnel des travaux que le propriétaire souhaite effectuer dans les 3 années à venir ;
l’état des risques naturels et technologiques (ERNT) de moins de 6 mois ;
le règlement de copropriété ou règlement intérieur (si le local fait partie d’une copropriété) ;
le Constat de risque d’exposition au plomb (CREP) (si le permis de construire date d’avant le 1er janvier 1949) ;
une note mentionnant les causes des sinistres ayant abouti au versement d’une indemnité d’assurance couvrant les risques de catastrophes naturelles et/ou technologiques (en cas de précédent de sinistres).
un diagnostic Amiante Parties privatives (DAPP) complété d’un Diagnostic Technique Amiante des parties communes (DTA) si le logement est dans une copropriété (seulement si le permis de construire de l’immeuble date d’avant le 1er juillet 1997.