L’encaissement et l’analyse des données des clients sont des éléments essentiels de l’activité d'un caviste. Afin d’être performant et de gagner du temps au quotidien, il faut s’assurer que le logiciel de caisse choisi est bien adapté à son métier. Découvrez dans cet article les critères à prendre en compte pour bien choisir son logiciel de caisse quand on est caviste.
C’est quoi, un logiciel de caisse ?
Les logiciels de caisse sont des programmes informatiques qui permettent d’intégrer de multiples fonctionnalités à des caisses enregistreuses. Les logiciels de caisse peuvent être généraux ou conçus pour une activité spécifique. Dans certains cas, ils peuvent s’installer directement sur un ordinateur, une tablette tactile ou un téléphone mobile, et ce grâce à une application particulière. Le commerçant n’aura alors pas besoin de s’équiper d’une caisse enregistreuse, bien qu’il lui faudra des accessoires annexes (imprimante pour les tickets de caisse et les factures, tiroir-caisse, afficheur client, etc.).
Certains logiciels de caisse sont connectés en ligne. Les données qu’ils enregistrent peuvent alors être récupérées et exploitées par l’entreprise, par exemple pour mettre en place des indicateurs de suivi, pour gérer les stocks, pour adapter les plannings du personnel, etc. À noter que certains logiciels peuvent effectuer directement ces opérations de suivi et de gestion, et proposent par exemple un tableau de bord avec le bilan des stocks, le bilan des recettes quotidiennes, les commandes en cours, etc. Les logiciels de caisse connectés ont également la possibilité d’être couplés avec la boutique en ligne du commerce, afin par exemple d’avoir une gestion des stocks globale et cohérente.
Le prix d’un logiciel de caisse est le plus souvent fixé à l’abonnement.
Comment bien choisir son logiciel de caisse selon son type de magasin (épicerie fine, cave à vin, etc.) ?
Lorsqu’il choisit son logiciel de caisse, l’entrepreneur doit porter une attention particulière sur plusieurs facteurs essentiels :
- Le logiciel doit être facile d’utilisation, son interface claire et intuitive. Si le logiciel est complexe à prendre en main, il faut s’assurer que le fournisseur propose une formation lors de la mise en place du programme.
- Le logiciel doit convenir à l’activité exercée par le professionnel. Le métier de caviste présente par exemple de nombreuses spécificités uniques en leur genre, et il faudra s’assurer que le logiciel de caisse puisse bien les prendre en compte.
- Le logiciel doit répondre aux objectifs que s’est fixés l’entrepreneur.
- Le logiciel de caisse doit pouvoir être installé sur le support qui convient le mieux au professionnel (caisse enregistreuse, PC, mac, smartphone Android ou Apple, tablette tactile Android ou Apple).
- Le logiciel doit être conforme à la loi, c’est-à-dire certifié. Il doit ainsi répondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données imposées par la loi.
- Le logiciel doit être sécurisé de sorte à pouvoir se protéger de la plupart des tentatives de piratage des données.
Avant de choisir son logiciel de caisse, le caviste devra donc déterminer quels sont ses besoins essentiels et quels sont les besoins facultatifs dont il pourrait se passer, mais qui feraient malgré tout une différence : gestion des stocks, suivi du nombre d’ouvertures de bouteille, communication par emails ou SMS personnalisés avec les clients, analyse du panier moyen de la clientèle, management des plannings, gestion des programmes de fidélité, moteur de recherche des produits par famille, mise en évidence des produits les plus vendus, prédiction des ventes, analyse des tendances de consommation, mise en place d’indicateurs de performance (KPI) afin de suivre l’évolution du chiffre d’affaires, de calculer le taux de marge par produits, de recenser le nombre de nouveaux clients, d’analyser la rentabilité de chaque produit, etc.
Quel est le meilleur logiciel de caisse gratuit (Hiboutik, Square, etc.) ?
Il existe quelques logiciels de caisse gratuits, que l’on peut installer sans abonnement ni engagement. Les fournisseurs se rémunèrent pour la plupart en prenant des commissions sur chaque transaction par carte en magasin. D’autres proposent une version complètement gratuite et une version medium ou premium à bas prix avec des fonctionnalités supplémentaires.
Parmi les logiciels gratuits et certifiés, on peut citer Square, Hiboutik, Zettle Go, Loyverse, HelloCash ou encore RoverCash. Le logiciel idéal dépendra des besoins de l’entrepreneur, de ses préférences et de son matériel de caisse.
Quel logiciel utiliser quand on est caviste professionnel (Wino, Cavilog, etc.) ?
Chaque type de commerce ayant ses propres particularités, il peut être judicieux d’acquérir un logiciel de caisse spécialement conçu pour les caves à vin. Ces commerces sont en effet bien différents des boulangeries, épiceries fines ou restaurants, et ont des besoins spécifiques : gestion de l’ouverture des bouteilles, paiement à l’ardoise, paiement au verre, lien vers le site internet et les notes de dégustation de chaque vin, gestion des consignes, etc.
Il existe de nombreux logiciels pour cavistes. On peut ainsi citer Vitisoft, Cavilog, Wino ou encore Toporder. Ils ont chacun leurs propres fonctionnalités, leur interface et une comptabilité spécifique avec divers équipements.
Comment faire ses comptes sans caisse enregistreuse ?
Si la loi impose l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié dès lors que le commerce utilise un logiciel de caisse, il est tout à fait possible de gérer son activité sans utiliser un tel programme. Ainsi, certains commerçants préfèrent gérer manuellement leurs encaissements, en tenant ce que l’on appelle un livre de caisse. Ce livre peut exister en version papier ou en version numérique, par exemple sous forme de tableur.
Le livre de caisse doit contenir des informations spécifiques :
- Solde de la caisse à l’ouverture et à la fermeture de la boutique
- Montant HT de la transaction
- Montant TTC
- Taux de TVA
- Date et titre de la transaction
- Identité du fournisseur
- Identité de l’acheteur (non obligatoire)
