Le choix de la caisse enregistreuse et du logiciel de caisse est crucial pour les commerçants. Chaque type de commerce (caves à vin, épiceries fines, fromageries, etc.) a ses spécificités, qu’il faut bien prendre en compte avant de choisir son équipement. Les cavistes, en particulier, peuvent bénéficier d’un grand nombre de fonctionnalités variées, leur activité étant souvent multiple. Voici donc quelques conseils pour vous aider à choisir la caisse enregistreuse et le logiciel de caisse adaptés à votre activité de caviste.
Quels sont les différents types de caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse est un outil permettant d’enregistrer et d’encaisser les achats des clients. Il en existe plusieurs sortes. Certaines ont uniquement des fonctionnalités basiques, d’autres ont des fonctionnalités additionnelles plus évoluées. Ainsi, on compte 3 grands types de caisses enregistreuses :
- La caisse numérique — Il s’agit de la caisse enregistreuse la plus basique, aux fonctionnalités limitées. On peut la voir comme une calculatrice légèrement améliorée. Elle ne peut effectuer que des opérations simples (enregistrement de l’achat, impression du ticket de caisse, addition, ouverture du tiroir-caisse). Elle est particulièrement simple à utiliser et peu coûteuse.
- La caisse alphanumérique — Il s’agit de la caisse enregistreuse la plus populaire auprès des commerçants. Elle a des fonctionnalités multiples qui permettent de simplifier les transactions et la gestion des stocks (calcul des taxes, calcul des remises, calcul de la monnaie à rendre aux clients, gestion de différents moyens de paiement, gestion des titres restaurants, gestion des stocks, rédaction de code-barres, etc.).
- La caisse tactile — Il s’agit en réalité d’une caisse alphanumérique évoluée. Elle intègre des fonctionnalités supplémentaires et permet de gérer de très nombreuses références de produits. Elle peut également prendre en charge des fonctionnalités annexes telles que la vidéosurveillance, la gestion du planning du personnel, la gestion des commandes des clients ou auprès des fournisseurs, etc. Elle peut par ailleurs, lorsqu’elle est reliée à un monnayeur automatique, rendre la monnaie aux clients sans l’intervention du caissier, ce qui permet un gain de temps non négligeable.
Le choix du type de caisse enregistreuse pour une cave à vin dépendra des préférences de l’entrepreneur, de son budget, de la quantité de produits qu’il doit gérer au quotidien, etc.
Peut-on installer un logiciel de caisse sur un iPad ?
Il est possible d’installer un logiciel de caisse enregistreuse sur un iPad ou une autre tablette tactile. Dans ce cas, la caisse enregistreuse physique n’est plus nécessaire. Les commerçants peuvent en effet accéder à l’essentiel des fonctionnalités d’une caisse enregistreuse numérique, mais de façon dématérialisée, et ce en utilisant un support disponible via internet ou via une application directement installée sur l’iPad.
Attention, il faudra employer un système annexe afin d’imprimer les tickets de caisse et les factures.
Quelle est la meilleure caisse enregistreuse pour une cave à vin, un restaurant, un bar à vin ou une boutique d’épicerie fine ?
Avant de choisir sa caisse enregistreuse pour caviste, il convient de bien réfléchir à son budget, ses besoins, les fonctionnalités indispensables dont doit disposer la caisse ainsi que les fonctionnalités « bonus » qui pourraient apporter un vrai plus si l’entrepreneur peut se permettre d’en payer le prix. Les caves à vin peuvent avoir plusieurs activités : la vente d’alcool, la dégustation et la consommation sur place, l’organisation d’ateliers ou d’évènements particuliers, la privatisation du commerce pour une soirée de dégustation, etc. Les besoins peuvent ainsi être très variés selon le concept de la cave.
Il existe des modèles de caisse enregistreuse, et plus particulièrement des logiciels de caisse enregistreuse, spécialement conçus pour les cavistes. Afin de choisir la caisse et le logiciel les plus adaptés, l’entrepreneur doit prendre en compte un certain nombre de facteurs :
- Les fonctionnalités obligatoires.
- Les fonctionnalités facultatives qui feraient la différence — Il peut par exemple s’agir de fonctionnalités liées à la gestion des stocks, un élément particulièrement important du métier de caviste, ou encore de fonctionnalités liées à la gestion d’un programme de fidélité, crucial pour augmenter la satisfaction de la clientèle et pour la fidéliser. Certains logiciels de caisse proposent également de gérer les détails concernant la livraison à domicile ou l’organisation d’évènements à l’extérieur de la cave à vin. Ils peuvent aussi envoyer les tickets de caisse par e-mail sur demande des clients, envoyer des SMS personnalisés ou encore catégoriser les clients selon leur âge, leur genre et leur panier moyen.
- Le budget — Plus le logiciel de caisse est complexe, plus son prix sera élevé.
- La simplicité d’utilisation de la caisse enregistreuse et du logiciel de caisse — Le caviste et son personnel doivent être en mesure d’utiliser facilement la caisse enregistreuse. Certains installateurs proposent des formations lors de la mise en place du matériel dans le point de vente, afin que l’ensemble des équipes maîtrise parfaitement l’outil. Il conviendra alors de former les nouveaux employés. Un logiciel de caisse difficile à utiliser engendrera une perte de temps plus qu’un gain de temps lors des transactions, en plus de générer une certaine frustration chez la clientèle. L’interface de la caisse enregistreuse doit également être simple et intuitive, avec des boutons lisibles et disposés de façon logique.
- Le logiciel doit obligatoirement être certifié, sinon le matériel de caisse ne sera pas en conformité avec la loi.
- Le logiciel doit présenter une sécurisation élevée, notamment afin de protéger les données sensibles telles que les informations de paiement des clients ou leur adresse postale.
Quels sont les différents logiciels de caisse enregistreuse adaptés pour les cavistes (Wino, Vitisoft, Cavilog, etc.) ?
Il existe plusieurs logiciels spécialement conçus pour l’activité de caviste, et qui à ce titre méritent toute l’attention des entrepreneurs. Ces logiciels prennent en effet en compte certaines spécificités du métier que l’on ne retrouve pas dans les logiciels plus généraux, par exemple le paiement au verre, le paiement à l'ardoise, la gestion de l’ouverture des bouteilles, la gestion des consignes, les catalogues en ligne et relevés de dégustation, ou encore la possibilité d’utiliser un moteur de recherche des produits par terroir ou par famille de vins.
Parmi ces logiciels spécialisés, on peut citer :
- Vitisoft — Un logiciel de caisse spécialement conçu pour les cavistes, qui peut être accessible directement dans l’équipement de caisse ainsi que sur le cloud, par exemple pour une utilisation sur un smartphone.
- Wino — Un logiciel de caisse clair et moderne conçu pour tablette tactile, qui présente de nombreuses fonctionnalités utiles pour les cavistes, telles que des notifications en cas de stock bas pour un produit spécifique.
- Cavilog — Un logiciel de caisse sur tablette et ordinateur spécialement pensé pour faciliter le quotidien des cavistes, avec par exemple la possibilité de gérer les ventes au verre ou encore de calculer le réapprovisionnement automatique des produits.
- Toporder — Un logiciel de caisse aux très nombreuses fonctionnalités pour les cavistes avec une équipe disponible pour l’assistance. Il prend également en charge la gestion des ventes de la boutique en ligne.
Selon le fournisseur, ces logiciels peuvent être installés sur une caisse enregistreuse ou sur une tablette tactile, voire directement sur un téléphone grâce à une application mobile. Dans le cas d’une tablette et d’un téléphone, il peut être utile voire nécessaire d’acquérir des équipements complémentaires, par exemple un afficheur client, une imprimante ou encore un tiroir-caisse.
Les prix varient d’un logiciel à l’autre, et le paiement s'effectue le plus souvent à l’abonnement et non en paiement unique.
Est-il obligatoire d’utiliser une caisse enregistreuse en magasin ?
Il n’est pas obligatoire d’utiliser une caisse enregistreuse dans son commerce. Cependant, toutes les transactions réalisées par le magasin (ventes, achats, remboursements, etc.) doivent être consignées et accessibles pour les éventuels contrôles fiscaux.
Si l’entrepreneur décide de ne pas utiliser de caisse enregistreuse, il doit donc noter toutes ses transactions dans un document papier ou numérique appelé livre de caisse. Ce livre doit contenir les informations suivantes :
- Le montant hors taxe (HT) de la transaction
- Le montant toutes taxes comprises (TTC) de la transaction
- Le taux de TVA appliqué
- La date à laquelle est effectuée la transaction
- L’intitulé de la transaction
- L’identité du fournisseur le cas échéant
- Éventuellement l’identité de l’acheteur (non obligatoire)
- Le solde de la caisse à l’ouverture de la boutique
- Le solde de la caisse à sa fermeture
Le livre de caisse peut être consigné sur papier ou via un logiciel de bureautique, par exemple un logiciel de traitement de texte ou un tableur.
Les caisses enregistreuses sont cependant des outils particulièrement efficaces qui permettent de gagner du temps à chaque achat, de limiter les erreurs et de mettre en place des indicateurs de suivi d’activité particulièrement important pour optimiser la gestion de son entreprise. À noter que l’utilisation d’une caisse enregistreuse est soumise à certaines obligations légales.
Quelles sont les obligations à respecter (caisses informatisées, tickets de caisse, etc.) ?
Tous les commerçants sont soumis à des obligations légales en ce qui concerne l’encaissement de leurs clients, l’enregistrement des données ou encore l’impression des tickets de caisse.
Ainsi, depuis le 1er avril 2023, il n’est plus obligatoire d’imprimer et de délivrer un ticket de caisse et de carte bancaire, sauf si :
- Le client demande expressément à recevoir un ticket de caisse ;
- Il existe une garantie sur le produit acheté, auquel cas le ticket de caisse ou tout document de facturation doit être imprimé et doit mentionner la durée de la garantie ;
- Le client doit présenter son ticket lors d'un passage ultérieur pour bénéficier d’un produit, d’un service, d’une remise, etc. ;
- Le ticket correspond à une opération de paiement par carte bancaire qui a été annulée.
Depuis le 1er janvier 2018, toute caisse enregistreuse doit obligatoirement utiliser un logiciel de caisse certifié dès lors :
- Que l’entreprise est assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), et ce même si elle en est exonérée ;
- Que toute ou une partie de sa clientèle est constituée de particuliers ;
- Que l’entreprise utilise un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les règlements reçus.
Malgré cette obligation légale et comme mentionné plus haut, les entrepreneurs ne sont pas requis d’utiliser un logiciel de caisse, voire une caisse enregistreuse.
Les logiciels de caisse certifiés doivent répondre à 4 conditions quant à la gestion des données, et ce afin de s’assurer que les données consultées lors d’un contrôle fiscal ne sont pas erronées :
- Condition de sécurisation des données — Toutes les données enregistrées et leurs éventuelles modifications doivent être sécurisées, de même que les pièces justificatives. Le logiciel doit avoir une protection suffisante contre les éventuels piratages.
- Condition d’inaltérabilité des données — Toutes les données doivent être enregistrées de sorte qu’elles ne puissent pas être altérées.
- Condition de conservation des données — Le logiciel doit pouvoir enregistrer et clôturer les données sur une période spécifique.
- Condition d’archivage des données — Les données doivent pouvoir être archivées, et donc figées et datées, sur une période d’archivage spécifique. Toutes les informations archivées doivent être protégées et inaltérables.
