Logiciel de caisse pour boulangerie : comment bien choisir ?

Logiciel de caisse enregistreuse

Le logiciel de caisse est un outil offrant de nombreux avantages. Gain de temps, confort de travail, meilleure satisfaction client, il peut faire la différence au quotidien tout comme dans la gestion stratégique de votre boulangerie-pâtisserie. Mais, pour cela, il faut savoir bien le choisir.

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La norme encadrant les logiciels de caisse

Qui est concerné ?

Les logiciels de caisse sont encadrés par la loi de finances de 2018, mais cette dernière n'oblige aucun professionnel à s'équiper d'un logiciel de caisse. Elle concerne uniquement les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse. Il existe quelques exceptions, mais seule l'une d'entre elles peut s'appliquer aux boulangers-pâtissiers : le commerçant n'est pas soumis à la réglementation des logiciels de caisse dès lors qu'il bénéficie d'une franchise en base de TVA (c'est-à-dire dès lors qu'il a opté pour le régime de la micro-entreprise, qui n'est cependant pas un statut recommandé pour les boulangeries-pâtisseries).

Que dit la loi ?

Dès lors qu'un commerçant est doté d'une caisse enregistreuse ou d'un logiciel de caisse, ceux-ci doivent être certifiés conformes à la législation en vigueur et respecter plusieurs conditions :

Les conditions d'inaltérabilité : le logiciel ne peut offrir aucune possibilité d'altération des données des règlements clients. Toutes les données doivent être enregistrées.
Les conditions de sécurisation : toutes les données et pièces d'origine doivent être sécurisées.
Les conditions de conservation : toutes les données doivent être enregistrées sur une période définie.
Les conditions d'archivage : toutes les données doivent être archivées et datées, sans possibilité d'altération.

Si vous êtes équipé d'un logiciel multifonction, qui gère à la fois la caisse, la comptabilité et la gestion de l'entreprise, la réglementation ci-présente ne s'applique qu'aux fonctionnalités liées à la caisse enregistreuse et à l'encaissement des clients.

Si vous utilisez un logiciel de caisse ou multifonction non certifié, vous risquez une amende de 7 500 €.

Les différents types de logiciels de caisse

Les logiciels généraux

Certains éditeurs proposent des logiciels généraux, dont les fonctions basiques s'adaptent à la plupart des secteurs d'activité. Ils ont souvent deux types de fonctionnalités distinctes : la gestion commerciale de l'entreprise, et la gestion des encaissements clients. Certains éditeurs proposent des fonctions et outils plus ou moins avancés : suivi et analyse des ventes et des habitudes de votre clientèle, suivi des stocks, gestion des fichiers clients et fournisseurs, édition de tickets de caisse et de tickets récapitulatifs par période d'activité, etc.

Les logiciels spécialisés pour les boulangeries, pâtisseries, restaurants, etc.

Il existe de nombreux logiciels spécialisés selon un secteur d'activité particulier. Les secteurs de la restauration, de la boulangerie, boucherie et autres commerces de bouche demandent notamment des fonctionnalités particulières :

Gestion des tickets restaurant
Gestion des consommations sur place ou à emporter si le commerce propose un espace de restauration
Gestion des menus et des formules
Gestion des promotions
Gestion des stocks
Lecture des codes barres
Etc.

Si un logiciel général peut suffire, il est cependant recommandé de s'équiper d'un logiciel capable de répondre à toutes les spécificités de votre commerce. Un logiciel conçu pour la boulangerie-pâtisserie sera doté d'outils efficaces, qui auront un vrai impact sur le confort des vendeurs, la gestion globale de l'entreprise, la rapidité des encaissements et la satisfaction des clients.

Comment choisir son logiciel ?

Déterminer vos besoins

Afin de choisir le logiciel le plus adapté à votre boulangerie, vous pouvez lister l'ensemble de vos critères de sélection :

Les solutions d'encaissement : cartes bancaires, chèques, espèces, tickets restaurants, etc.
Le nombre de vendeurs
La prise en charge des accessoires : terminal de paiement électronique, monnayeur automatique, etc.
L'évolutivité du logiciel : idéal si vous souhaitez faire évoluer votre activité (nouvelle gamme de produits, tournée des villages, déplacements sur les marchés, etc.)
L'ergonomie : le logiciel doit être simple d'utilisation et accessible pour tous vos vendeurs
Le respect de la loi
Votre budget
Etc.

Vous pourrez ainsi sélectionner les logiciels qui vous conviennent le plus, ou proposer un cahier des charges à un éditeur.

Vérifier la compatibilité avec votre type de caisse enregistreuse (automatique, tactile, etc.)

Si vous êtes déjà doté d'une caisse enregistreuse et que vous souhaitez changer de logiciel de caisse, il faudra vous assurer que ce dernier est compatible avec votre équipement. Ainsi, certains logiciels ne pourront pas gérer les fonctionnalités tactiles de votre caisse, ou encore les fonctionnalités de votre monnayeur automatique si vous en possédez un.

Télécharger une démo gratuite

Il est recommandé de tester le logiciel de caisse avant de l'acquérir. De nombreux éditeurs proposent des périodes d'essai gratuites, qui vous permettent de tester une démo du logiciel pendant plusieurs semaines afin de déterminer s'il répond bien à vos besoins et à vos attentes.

N'hésitez donc pas à télécharger une démo avant de procéder à un achat définitif.

Le prix des logiciels de caisse

Il est possible d'acquérir un logiciel de caisse :

Gratuitement : il ne sera alors doté que de fonctionnalités très basiques
En licence : paiement en une fois pour bénéficier de l'ensemble des fonctionnalités du logiciel, sans contrainte de durée
En abonnement : paiement mensuel, trimestriel ou annuel pour bénéficier des fonctionnalités du logiciel

Le prix varie grandement d'un logiciel à l'autre, et dépendra notamment des fonctionnalités proposées et du niveau de sécurisation des données.

Certains tarifs incluent la maintenance, l'assistance, les mises à jour, le suivi technique, etc. Ces avantages sont non négligeables, car il s'agit sinon de frais annexes qui peuvent vite grimper.

Quelle caisse enregistreuse choisir ?

Avec le choix d'une caisse enregistreuse vient souvent le choix du logiciel de caisse. La plupart des caisses électroniques possèdent déjà un logiciel de caisse intégré, notamment les caisses tactiles ou les caisses équipées d'un monnayeur automatique.

Ainsi, les critères de choix d'une caisse enregistreuse sont souvent les mêmes que ceux d'un logiciel de caisse.

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