Depuis l'entrée en vigueur de la loi des finances 2018, la législation sur les systèmes d'encaissement a changé. Quel en est l'impact sur les tickets de caisse et plus particulièrement sur les tickets de caisse électroniques ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Le point avec la MAPA !
Ce que dit la loi
Les commerçants n'ont aucune obligation de s'équiper d'une caisse enregistreuse. Cependant, pour les entreprises assujetties à la TVA qui en sont dotées, la loi des finances de 2018 impose de se munir d'une caisse enregistreuse ou d'un logiciel de caisse certifié dès lors qu'elles effectuent des transactions avec des clients non assujettis à la TVA. Cette obligation ne concerne donc pas les entreprises travaillant exclusivement avec d'autres professionnels.
Afin de s'assurer que sa caisse enregistreuse ou son logiciel de caisse est bien certifié, le commerçant doit faire une demande de certificat de conformité à son fournisseur. Cette certification prouve que le matériel répond aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage imposées par la loi.
S'il est tout à fait possible de tenir sa comptabilité avec une calculatrice, un calepin et un crayon, la plupart des commerçants ont recours aux caisses enregistreuses, qui constituent un gain de temps majeur, éditent les tickets de caisse à l'attention des clients et permettent de limiter grandement les erreurs de comptabilité.
Alors, qu'en est-il du ticket de caisse ? Est-il obligatoire ? Sous quel format ?
Le commerçant est tenu de délivrer un ticket de caisse :
- Pour toute prestation de service de plus de 25 € TTC ;
- Dès lors que le client en fait la demande.
En pratique, le commerçant doit pouvoir justifier toutes ses transactions, y compris celles inférieures à 25 € TTC et ne relevant pas de la prestation de service. Pour cela, il peut :
- Tenir à la main une comptabilité irréprochable ;
- Délivrer systématiquement des tickets de caisse à ses clients.
Ces tickets de caisse peuvent être édités sous forme papier ou sous forme électronique et doivent présenter plusieurs mentions légales :
- Coordonnées du commerçant ;
- Date et lieu de la prestation ou de l'achat ;
- Date d'édition du ticket ;
- Détail de la prestation ou de l'achat ;
- Somme à payer HT et TTC ;
- Nom du client, sauf s'il s'y oppose.
Tickets de caisse électroniques : que veulent les clients ?
S'ils délivrent des tickets de caisse, les commerçants ont donc le choix entre le format papier et le format électronique.
Pour le client, le ticket de caisse électronique est :
- Pratique : avec la version numérique, il n'y a plus de risque de perdre son ticket pour les échanges et remboursements. La version dématérialisée permet par ailleurs d'avoir rapidement une vue d'ensemble sur ses comptes et de gagner du temps en magasin lors des prochains achats ;
- Écoresponsable : les Français sont de plus en plus sensibles à l'environnement et cherchent à minimiser leur impact écologique au quotidien. Le ticket de caisse électronique est un moyen simple d'agir pour la planète. Il faut cependant rappeler que les mails non supprimés sont stockés sur des serveurs qui consomment énormément d'énergie. Aussi, afin de rester cohérent avec sa démarche environnementale, il est préférable de télécharger son ticket de caisse électronique et de supprimer le mail dès sa réception ;
- Sans risque pour la santé : les tickets de caisse papier contiennent du bisphénol, un perturbateur endocrinien sévère et responsable de certains cancers. Si la loi interdit strictement le bisphénol A depuis 2015, les enseignes utilisent encore des tickets contenant du bisphénol F ou S. Il n'y a pas assez d'études sur ces deux substances pour assurer qu'elles ne présentent aucun risque pour la santé. Avec le ticket de caisse électronique, ces doutes n'ont plus lieu d'être.
Malgré ces avantages, certains clients restent réticents à l'usage du ticket de caisse électronique. Par habitude, parce que le format papier constitue une preuve d'achat immédiate, mais aussi parce qu'ils souhaitent préserver la confidentialité de leurs données.
Les avantages et inconvénients
Avantages
- Outre les bénéfices pratiques, écologiques et sanitaires, le ticket de caisse présente des avantages pour le commerçant lui-même :
- Économies quant aux fournitures d'impression des tickets papier ;
- Meilleure gestion des retours grâce à un archivage de l'information, à la fois pour l'entreprise et le client, et à un processus d'échange facilité ;
- Taux d'ouverture des emails transactionnels nettement supérieurs aux emails promotionnels ou aux newsletters. Il s'agit donc d'un excellent canal de communication, qui permet aux commerçants de :
- Proposer des réductions pour les prochains achats afin d'inciter les clients à revenir ;
- Proposer un questionnaire de satisfaction client ;
- Promouvoir certains produits ou services.
Attention cependant à ne pas abuser de cet outil de communication et à ne pas perdre de vue sa fonction première : transmettre au client son ticket de caisse.
Inconvénients
La fonction d'édition des tickets dématérialisés est généralement intégrée dans le logiciel de caisse ou la caisse enregistreuse certifiée dont est muni le commerçant. L'envoi du ticket de caisse électronique nécessite néanmoins quelques bonnes pratiques, notamment lors de l'encaissement. Cela implique donc de former les vendeurs afin qu'ils respectent la volonté du client ainsi que la réglementation en vigueur concernant la récupération des données personnelles. Par exemple, il faut informer le client de l'usage de ses données personnelles. Par ailleurs, il doit clairement exprimer son consentement et pouvoir se rétracter par la suite.
